AI 業務 棚卸し｜5列の棚卸表と業務を選ぶ3ステップ【2026年10月】

結論: AIの業務棚卸しは、業種を選ぶ作業ではなく、自社の業務を「業務名・頻度と時間・入力・判断・例外」の5列で書き出し、AIに任せる候補を絞る作業です。この記事では、5列の棚卸表の書き方、洗い出しから判定までの3ステップ、AIに向かない業務、棚卸しの次の段階までを書きます。

この記事は、AIを業務に入れたいと考え始めたものの、使う業務が決まっていない中小企業の経営者や現場責任者に向けて書いています。「AIを入れる」という方向はすでに決めた方が対象です。AI導入全体の手順はAI 導入 進め方｜担当・成果物・止める基準で見る6つの手順に、組織の準備度を点数にする方法はAI導入診断｜6視点24問で自社の現在地を点数化する方法にまとめています。ここでは、その手前の「業務を洗い出して絞る」部分だけを扱います。

今日やることは1つです。自分が最近担当した業務を、思いつく順に書き出してください。きれいに分類する必要はありません。メール返信、請求書の入力、会議の議事録、見積の作成のように、日々やっていることをそのまま1行ずつ書けば十分です。この業務名の一覧が、あとで残りの列を埋める土台になります。

AI業務棚卸しとは｜AI導入の前にやる整理

AI業務棚卸しとは、自社の業務を1つずつ書き出し、AIに任せられそうなものを見つけるための整理です。業種別の一覧や診断ツールで済ませず、自社の業務を自分たちの言葉で書くのが要点です。同じ「経理」という部署でも、請求書が紙で届く会社とシステムで届く会社では、AIに任せられる範囲が変わるからです。

棚卸しと混同されやすいものに、IPA（情報処理推進機構）の「DX推進指標」があります。IPAは同指標を「DX推進における「健康診断」」と呼んでいます（IPA「DX推進指標のご案内」、参照日: 2026年10月14日）。つまり、会社全体の現在地を測る道具です。DX全般を扱うもので、AI専用ではありません。業務を1つずつ書き出す棚卸しとは別の作業です。

手元の資料が「業種の例」を並べているだけなら、自社の業務は1行も書かれていません。自社の業務名が1行ずつ並び、その横に頻度や入力の形が書かれて初めて、棚卸しと呼べます。

棚卸しの3ステップ

棚卸しは、①業務を洗い出す、②5列で書く、③AI向きかを判定する、の3ステップで進めます。最初から全社でやらず、1人の1週間分、または1つの流れ（受注から請求まで、など）に範囲を絞ると止まりません。

① 業務を洗い出す

誰が：自分、または部署の責任者。使うもの：カレンダー、送信済みメール、作業メモ。聞くこと：「先週、何に時間を使いましたか」。思い出すより、カレンダーと送信済みメールを見ながら書くほうが漏れません。今日はそこから書ける分だけで十分です。業務の細かさは「請求書を入力する」「見積書を作る」のような、動詞で終わる1行にします。「経理業務」のような大きな括りは、後で5列を書けなくなるので避けます。

書く範囲は、業務の始まりと終わりで区切ります。たとえば「問い合わせ対応」だけでは、内容の確認から返信の送信までが混ざります。「問い合わせを読み、用件を分類する」「返信案を作る」「内容を確認して送る」と分けてみてください。下書きはAIの候補でも、送信前の確認は人が担う、といった違いが見えます。

洗い出すときの注意点は次のとおりです。

• 忙しかった仕事だけを思い出すと、短い転記や照合が抜けます。カレンダーに残らない仕事は、「資料を探した」「返事を待った」「間違いを直した」と場面からたどる
• 担当者を責めるための表ではなく、普段の手間を知るための表だと先に伝える。責任者が想定する手順と現場の手順が違っていても、その違いを残す
• 締め処理や急ぎの依頼など、普段は発生しない仕事は別に書く。対象に含めなかった時期や業務もメモしておくと、後から読んだ人が、判定を使ってよい場面を判断できる

② 5列で書く

洗い出した業務ごとに、次の節で説明する5列を埋めます。ここで大事なのは、良い答えを書こうとせず、実際のやり方をそのまま書くことです。「本当は決まった形式で来るはずだが、実際は電話とメモが混じる」なら、混じると書きます。

③ AI向きかを判定する

5列の答えをもとに、AI向き・要相談・人が残す、の3つに分けます。基準は「AIに任せる業務の判定基準」の節に書きました。判定は1人で決めず、その業務を実際にやっている人に「この書き方で合っていますか」と聞いて確かめます。やっている人のほうが、例外の多さを正確に知っていることが多いからです。

確かめ方：書き出した業務名がすべて動詞で終わる1行になっているかを、同僚に読んでもらって見ます。読んだ人が「何をする業務か」を言い換えられなければ、細かさが足りません。

棚卸表の5列と書き方

棚卸表は、業務名の横に「頻度と1回の時間」「入力の形式」「判断の有無」「例外の多さ」の列を並べた表です。業務名を含めて5つの情報を、1業務につき1行で書きます。入力の形式は、仕事の材料が手元にどんな形で届くかを指します。キーボードで打つ作業のことではありません。例外とは、いつもの手順から外れて手で直す場面です。

表の記入例は、説明のための仮の業務です。実在の会社の数字ではないので、自社の数を必ず入れ替えてください。「頻度と1回の時間」は、時間を測るのが難しければ、先に「日々繰り返す」「月末に集中する」といった状況を書きます。時間は未計測として区別します。細かい数字を無理に作ると、判定がぶれます。

コピーしてそのまま使える書式を置いておきます。書式は、5列に「判定」と「月の合計時間」の2欄を足した7列です。今日埋めるのは先頭の5列だけで構いません。スプレッドシートの1行目に貼り付ければ使えます。

業務名 | 頻度と1回の時間 | 入力の形式 | 判断の有無 | 例外の多さ | 判定（AI向き／要相談／人が残す） | 月の合計時間（想定）
（例）請求書を会計ソフトに入力する | 月◯回・1回◯分 | 紙とPDF | 基準あり | 取引先ごとに書式が違う | （後で記入） | ◯回×◯分＝◯分（自社の記録から）

最後の列は、削減時間の見積もりに使う欄です。月の回数×1回の時間で、自社の記録だけから出した「想定」を入れます。AI向きと判定した業務だけに書けば十分です。AIを入れた後の確認や修正の時間は含めません。

確かめ方：5列のどれかを「たぶん」で書いた行には印を付けます。印の付いた行は、その業務をやっている人に聞き直してから判定します。推測で埋めず、業務の実態を見に行きます。

記入するときは、作業した時間と、返事を待った時間を混ぜないようにします。承認が来るまで止まっていた時間を、そのままAIで減らせる時間にはできません。「入力する手間が重い」のか、「承認する人が不在で止まる」のかで、必要な手は変わります。時間が分からなければ、まず止まる理由を書いておきます。

入力の形式には、ファイルの種類だけでなく、どこから届くかも添えます。同じPDFでも、毎回同じ欄に必要事項がある書類と、自由な文章の資料では、確かめ方が違います。必要な情報がそろわず担当者が電話で補っているなら、その聞き取りも業務の一部です。画面の入力だけを見て、準備の手間を落とさないようにします。

判断の有無は、「いつも同じ人が処理する」だけでは分かりません。「別の人が同じ資料を見ても、同じ答えになりますか」と聞きます。答えが違うなら、基準が共有されていないのか、その都度判断する必要があるのかを分けます。前者なら手順の整理が先で、後者なら人が決める場面を表に残します。

例外は「多い」「少ない」の感覚だけで終わらせず、実際に困った内容を書きます。たとえば、書類に必要事項がない、取引先から訂正が来る、過去の約束を調べる、といった内容です。回数を覚えていなくても、例外の内容は残せます。回数が不明なのに「少ない」と決めるより、何を調べれば判断できるかが分かる表にします。

書式の「判定」は、棚卸しの情報を埋めた後で付ける結果欄です。業務名を含む5列と、判定の欄を分けて扱ってください。最初から結論を入れると、「AI向き」に見える答えだけを集めがちです。空欄は急いで埋めず、「未計測」「担当者に聞く」と、空いている理由を残しましょう。

AIに任せる業務の判定基準

AIに任せる候補は、入力の形が決まっていて、判断が少なく、例外が少ない業務です。3つがそろえばAI向きです。1つでも崩れれば要相談、入力が紙のままか判断が主なら人が残す側に置く、というのが当社の考え方です。これは当社が整理した基準であり、実測で確かめた値ではありません。

確かめ方：AI向きと判定した業務は、実際にやっている人に「先月、この形から外れたことは何回ありましたか」と聞きます。「覚えていない」なら、例外は思ったより少ないか、気づかれていないかのどちらかです。次に同じ業務を行うときに、通常の手順から外れた場面を記録してから決めます。AI向きの業務を実際に試す場面はAI 業務効率化 事例｜入力と確認で選ぶ3つの業務も参考になります。

AI向きと判定した業務で削減できる時間を見積もりたくなりますが、この段階の数字は想定に過ぎません。書くなら「想定」と断り、月の回数×1回の時間という自社の記録だけから計算してください。他社の削減率を借りて当てはめることはしません。

候補が並んだら｜試す範囲と確認する人を決める

候補の中では、出力の正しさを現場で確かめられる業務から試します。忙しい業務をそのまま選ばず、入力から確認までの流れが見える範囲に切り分けるのが当社の提案です。棚卸表は、その話し合いの材料になります。

たとえば、問い合わせへの返信を任せたい場合を考えます。これは説明用の仮の場面です。問い合わせの分類と返信案の作成までは試せても、条件の変更や顧客への約束には担当者の判断が残ります。「問い合わせ対応を自動化する」とまとめず、AIに渡す資料、作ってほしい下書き、人が確認する内容をそれぞれ書きます。

候補を比べるときは、繰り返しの多さに加え、失敗したときの影響も見ます。社内向けの下書きなら修正してから使えても、外部へ送った内容は取り消しにくい場合があります。棚卸しの時点では、送信や登録まで任せる前提にしません。出力を人が見るところまでを候補にすると、試す範囲を話し合いやすくなります。

最初の1業務を選んだら、自分で試せる最小の一手があります。市販のAIチャットに、実際の材料（個人情報や取引先名は伏せたもの）を貼って下書きを作らせ、担当者が元の資料と見比べます。ここで見るのは、使えるかどうかと、確認にどれだけ手間がかかるかの2点です。社外に出せない資料は、社内の扱い方を先に確認してから使います。

効果を比べるときは、AIが作業した後の確認や修正も含めます。下書きが早くできても、根拠を探す手間や書き直しが増えれば、業務全体の負担は減りません。棚卸しでは現在のやり方を残し、試した後に、準備・作業・確認のどこが変わったかを比べられるようにしておきます。まだ試していない段階で削減効果を確定しないことが大切です。

選んだ業務について、担当者に「何を受け取ったら始まり、何ができたら終わりですか」と聞きます。次に「AIの出力のどこを、誰が確認しますか」と聞きます。答えが曖昧なら、業務名を細かく分け直します。範囲が定まれば、棚卸表を作った人以外も、同じ候補を同じ意味で扱えます。

業種で変わる見方

業種が変わっても5列は同じで、最初に注目する列が変わります。ここでは代表的な業種と部署だけ、一般論の範囲で書きます。事例は扱わず、記入例も仮の業務です。

自社の業種の欄を読んで、「最初に見る列」が自社の棚卸表でも実際に判定の分かれ目になっているかを見ます。違っていれば、その違いこそが自社の特徴です。業種の例はあくまで見る順番のヒントで、結論は自社の5列で決めます。

向かない業務と、棚卸しだけで終わる場合

向かない業務は、例外だらけの業務、判断が主の業務、入力が紙のままの業務の3つです。棚卸しの結果として「今はAIを入れない」と分かることも、棚卸しの成果です。

入力が紙のままの業務は、PDFにするなど読める形に整えれば試せることがあります。まず現場に、整える手間がどれくらいかを聞いてください。「向かない」は今のままでは向かないという意味で、ずっと向かないという意味ではありません。

棚卸しだけで終わってしまうケースもあります。書き出した業務が数個しかなく、すでにやり方が決まっている場合。AIより前に、そもそもその業務をやめられないかを考えるべき場合。こうした場合は、棚卸表を作った時点で、AI導入以外の手を考えるほうが早く進みます。AIを試したが使えなかった経験がある場合は、AIを試したが使い物にならなかった原因は3つ｜導入失敗の立て直し方も合わせて読んでください。

向かないと判定した業務ごとに、「何があれば向くようになるか」を1行で書いておきます。入力を整える、例外を減らす、など自社でできる手が書ければ、業務のやり方が変わって棚卸しをやり直すときの出発点になります。

棚卸しの次の段階｜診断・試作・本番化

棚卸しの次は、現場を見てもらう診断か、小さな試作です。棚卸しは自分たちの見立てで、診断はそれを第三者が現場で確かめる段階という違いがあります。

棚卸しから先は、4つの段に分かれます。棚卸しは、自社で業務を書き出して見立てを作る段です。診断は、第三者が現場で見立てを確かめる段です。試作は、小さく試して動くかを確かめる段です。本番化は、実際の業務で使い続ける形にする段で、保守はその後に動かし続けるための手入れを指します。

当社のAI適用診断は、2週間・本番非接続・現場同席で行います。研修・試作・実装のどれで進むかを切り分ける入口です。

診断は、試作に進む前に見立てを現場で確かめる場、と考えてください。診断の定義と、分かること・分からないことはAI適用診断とは？30万円を払う前に「分かること・分からないこと」に書きました。診断を自分で進める手順と有料診断の中身はAI業務診断｜自社でできる4ステップと有料診断の中身で比べられます。

棚卸しを自分でやるか、診断に任せるかの切り分けは次のとおりです。対象を絞れていて、現場の人が時間を取れるなら、まず自分で5列を書きます。業務が多い、現場の協力が得にくい、書いてみたが判定が割れた行が複数ある。そうした場合は、診断で第三者に見てもらうほうが決めやすくなります。

診断を頼む前に、自社で書いた棚卸表を見せられる状態にしておきます。表があれば、すでに分かったことと、診断で確かめたいことを分けて伝えられます。診断に進む条件を具体的に知りたい場合はAI適用診断の本番接続｜必要な4条件と診断報告書の確認点を読んでください。

診断へ渡す表には、見立ての根拠と迷っている点も添えます。「入力は決まった形式だが、訂正が来た場合の扱いが分からない」と書けば、何を現場で確かめたいかが伝わります。詳しい人と担当者の意見が割れているなら、どちらかを消さずに残します。その違いを確かめることも、診断へ進む目的になります。

外部に見せる前は、棚卸表に業務の説明として必要な情報だけが入っているかを確認します。顧客へのメール全文や、個人の連絡先まで貼り付ける必要はありません。書類の中身ではなく、「どの形式で届き、何を見て判断するか」を説明します。具体的な資料を使う場合は、社内の扱い方と共有できる範囲を先に確認してください。

診断の後に何を決めたいかも、相談前に言葉にしておきます。候補業務の優先順位を決めたいのか、入力の整備が先かを確かめたいのかで、聞く内容が変わります。「AIを導入したい」だけで終わらず、棚卸表のどの行で止まっているかを伝えれば、次の作業につながる相談になります。

早見表｜棚卸しで迷ったときの答え

迷ったときは、次の早見表で「今どの列を見るか」を決めてください。

棚卸しを今すぐ始めなくていい会社と、この記事に含まれないこと

次のどれかに当てはまる会社は、この記事の棚卸しを今すぐ始めなくて構いません。

• すでに自動化する業務が決まっている会社。次は試作の段階で、棚卸しは後からでよい
• 業務が数個しかなく、AIを入れる候補が自明な会社
• AIの前に、業務そのものをやめる・減らすことが目的の会社

この記事に含まれないことは次のとおりです。

• 個別の業種の導入事例: AI 業務効率化 事例｜入力と確認で選ぶ3つの業務
• 診断の中身と有料診断の比べ方: AI業務診断｜自社でできる4ステップと有料診断の中身
• 組織の準備度を点数にする方法: AI導入診断｜6視点24問で自社の現在地を点数化する方法
• AI導入全体の6手順: AI 導入 進め方｜担当・成果物・止める基準で見る6つの手順

Summary in English

まとめ｜棚卸しは5列で書き出してから選ぶ

• 棚卸しは、業種の一覧から選ぶのではなく、自社の業務を5列で書き出して絞る作業
• 進め方は洗い出す・5列で書く・判定する、の3ステップ。範囲は1人の1週間分か1つの流れから
• 入力の形が決まり、判断が少なく、例外が少ない業務がAI向き。当社の考え方で、実測値ではない
• 例外だらけ・判断が主・入力が紙のままの業務は向かない。「今は入れない」と分かるのも成果
• 棚卸しだけでは成果は出ない。次は診断（当社は2週間・ライト15万円／標準30万円・税別）か試作

次のアクションは、3つのうちどれか1つで構いません。

• 今日: 自分が最近担当した業務を書き出す
• 今週: 書き出した業務の5列を埋め、AI向き・要相談・人が残すに分ける
• 今月: 判定が割れた業務をまとめ、自分で試すか診断に見てもらうかを決める

棚卸し表の判定で迷ったときや、診断に進むか決めかねるときは、無料相談で現場の状況を聞かせてください。

次に読む

• 業務の洗い出しから自分で進める手順を知りたい → AI業務診断｜自社でできる4ステップと有料診断の中身
• 組織の準備度も点数で見たい → AI導入診断｜6視点24問で自社の現在地を点数化する方法
• 診断で分かること・分からないことを先に知りたい → AI適用診断とは？30万円を払う前に「分かること・分からないこと」
• AI導入の全体の順番を見たい → AI 導入 進め方｜担当・成果物・止める基準で見る6つの手順

更新履歴

• 2026-10-14: 初版公開。5列の棚卸表、3ステップ、判定基準、向かない業務、棚卸しの次の段階を、IPA公式資料の原文と当社設計に基づいて掲載
• 次回更新予定: 2026年11月（IPA「DX推進指標のご案内」の更新と、棚卸表の列の見直し）

本記事は2026年10月14日時点のIPA公開情報と当社のサービス設計に基づきます（公開日: 2026年10月14日）。判定基準は当社の考え方であり、実測値ではありません。診断の期間・料金は変更になることがあるため、最新の内容は当社に確認してください。

参考・出典

• 独立行政法人 情報処理推進機構（IPA）「DX推進指標のご案内」 https://www.ipa.go.jp/digital/dx-suishin/about.html（参照日: 2026年10月14日）
• 当社のサービス設計: AI適用診断の期間・料金（2026年10月14日時点）